Scan là gì? Hướng dẫn cách scan để in ấn

Scan là gì?

Scan là hành động chuyển các dữ liệu trên các văn bản như: giấy tờ, tài liệu, hợp đồng, tạp chí,… thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Hiểu một cách đơn giản là biến tài liệu cứng thành tệp tin phần mềm.

Công dụng của scan:

 Scan ngày càng được sử dụng phổ biến ở các văn phòng bởi những hữu ích mà nó đem lại như:

• Giúp dễ dàng lưu trữ tài liệu quan trọng

Đây được coi là công dụng hữu ích của scan, bởi tất cả các tài liệu quan trọng cần được lưu trữ cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm. Ngày nay, các tổ chức, doanh nghiệp cần phải lưu trữ số lượng lớn giấy tờ nếu sử dụng phương pháp lưu trữ truyền thống sẽ phải có các kho lưu trữ hàng tủ hồ sơ. Vì thế khi sử dụng scan tài liệu sẽ làm giảm không gian lưu trữ.

• Dễ dàng tìm kiếm tài liệu

Nhờ scan mà dữ liệu trên giấy được chuyển thành file lưu trữ trên máy, giúp việc quản lý tài liệu dễ dàng và thuận tiện hơn. Bạn có thể sắp xếp theo từng file khác nhau tùy vào mục đích sử dụng, dựa vào công cụ lọc sẽ hỗ trợ bạn tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng.

• Bảo mật thông tin an toàn

Sau khi lưu trữ tài liệu, thông tin cần scan trên máy và cài đặt mã truy cập bảo mật các tài liệu quan trọng sẽ giúp tăng cường thông tin bảo mật cho người dùng. Bởi chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có đọc được tài liệu.

Hướng dẫn cách scan để in ấn windows XP:

Bạn cần chuẩn bị máy scan hoặc một máy in đa chức năng để có thể in và scan được, sau đó hãy kết nối với máy tính của bạn.

Nếu bạn sử dụng máy scan thì bạn cần phải sử dụng chung với phần mềm của chính hãng thì bạn mới có thể scan được tài liệu. In Lấy Ngay sẽ hướng dẫn bạn thực hiện scan theo các bước dưới đây đối với máy scan với tính năng Scanner and Camera Wizard trong Windows XP.

- Bước 1: Bạn hãy đặt tài liệu mà bạn muốn scan vào máy.

- Bước 2: Chọn Start, sau đó chọn All Programs, và chọn Accessories cuối cùng chọn Scanner and Camera Wizard.

- Bước 3: Sau khi chọn Scanner and Camera Wizard sẽ xuất hiện, tiếp tục kích vào Next.

- Bước 4: Tại cửa sổ Choose Scanning Preferences kích vào Picture Type để chọn phù hợp với giấy quét, sau đó kích vào Next.

- Bước 5: Trong cửa sổ Picture Nam and Destination, nhập tên ảnh của bạn và hãy nhớ chọn định dạng là JPG. Sau đó chọn thư mục bạn muốn lưu sau khi ảnh bạn được quét và ấn Next.

- Bước 6: Windows XP sẽ tiến hành scan tài liệu của bạn. Tại trang Other Options chọn Nothing và ấn Next.

- Bước 7: Trên cửa sổ Completing the Scanner and Camera Wizard, bạn có thể quan sát thấy tài liệu đã được scan bằng cách nhấn vào liên kết hiển thị trang đó. Trong trường hợp bạn không hài lòng, hãy chọn Back để quay trở lại cửa sổ Choose Scanning Preferences, điều chỉnh lại các thiết lập như các bước trên và thực hiện lại việc Scan. Sau đó kích vào Finish để đóng tiện ích và mở thư mục có tài liệu được Scan.

Hướng dẫn scan tài liệu Windows 7, 8, 10:

Trước khi bắt đầu, giả sử máy của bán đã gắn máy scan và bạn đã kiểm tra đang hoạt động bình thường

• Mở phần mềm Windows Fax and Scan:

Để mở Windows Fax and Scan bạn chỉ cần vào Start và gõ Windows Fax and Scan là sẽ thấy trong kết quả tìm kiếm trên Start và nhấn Windows Fax and Scan.

• Sử dụng chương trình Windows Fax and Scan:

1. Bật máy scan nếu bạn chưa thực hiện

2. Nhấp vào New Scan trong thanh công cụ

3. Trong cửa sổ Select Device, bấm vào máy scan bạn muốn sử dụng.

4. Nhấp vào OK.

5. Trong cửa sổ New Scan bạn có thể thay đổi bất kỳ tùy chọn scan nào ở bên trái của cửa sổ (ví dụ: định dạng file bạn muốn lưu vào) 

6. Xem trước quá trình scan chọn Preview. Thấy ok thì Scan tài liệu chỉ cần nhấp Scan.

In Lấy Ngay mong rằng qua những thông tin trên sẽ cung cấp cho các bạn hiểu thêm về scan là gì? Và hướng dẫn cách scan để in ấn.