Chọn bao thư phù hợp cho chiến dịch gửi thư trực tiếp của doanh nghiệp

 Bao thư chính là thứ đầu tiên mà người nhận nhìn thấy khi nhận được thư của bạn và nó quyết định ấn tượng về nội dung bên trong.

Cùng tìm hiểu các loại phong bì gửi thư trực tiếp và những yếu tố cần cân nhắc khi chọn bao thư phù hợp cho chiến dịch của bạn.

Các hình thức bao thư phổ biến

Có nhiều loại bao thư để bạn lựa chọn, tùy thuộc vào mục tiêu chiến dịch, ngân sách marketing và sở thích cá nhân. Dưới đây là một số loại phổ biến:

1. Bao thư kinh doanh tiêu chuẩn

Bao thư tiêu chuẩn là lựa chọn phổ biến nhất trong các chiến dịch thư trực tiếp. Chúng có nhiều kích thước khác nhau và thường được làm từ giấy trắng đơn giản. 

Loại bao thư này có chi phí thấp, dễ sử dụng và phù hợp với hầu hết các hoạt động marketing qua thư trực tiếp. Tính đa dụng của bao thư tiêu chuẩn cho phép nó chứa đựng nhiều loại nội dung khác nhau, từ các tài liệu quan trọng đến brochure quảng cáo. Tuy nhiên, chúng có thể không nổi bật bằng các loại bao thư khác.

2. Bao thư có cửa sổ bóng kính

Bao thư có cửa sổ bóng kính được thiết kế với một phần cửa sổ trong suốt, thường để hiển thị địa chỉ người nhận. Loại bao thư này thường được sử dụng cho hóa đơn, bảng sao kê và các tài liệu khác yêu cầu phải hiển thị địa chỉ người nhận. Bao thư có cửa sổ bóng kính mang lại cảm giác chuyên nghiệp cho tài liệu gửi đi, đồng thời tạo sự tò mò cho người nhận khi có thể nhìn thoáng qua nội dung bên trong. Với nhiều kích thước và màu sắc khác nhau, bao thư có cửa sổ bóng kính là một lựa chọn đa năng cho các chiến dịch thư trực tiếp.

3. Bao thư màu sắc

Bao thư màu sắc có thể ngay lập tức thu hút sự chú ý của người nhận trong chiến dịch gửi thư trực tiếp của công ty. Với nhiều sắc thái và kích thước khác nhau, bạn có thể dễ dàng lựa chọn bao thư có màu phù hợp với thương hiệu hoặc chủ đề của chiến dịch. Bao thư màu không chỉ có thể là các tông màu đơn giản như đỏ, xanh dương, xanh lá hoặc vàng, mà còn có thể có họa tiết như sọc, chấm bi hoặc hoa văn. Tuy nhiên, cần chọn màu sắc cẩn thận để đảm bảo bao thư vẫn giữ được sự chuyên nghiệp mà không gây xao nhãng.

Bao thư màu không chỉ giúp nổi bật mà còn có thể tạo ấn tượng mạnh mẽ và kích thích sự quan tâm của người đọc. Chúng cũng có thể truyền tải cảm xúc hoặc thông điệp qua màu sắc, chẳng hạn như sự phấn khích, tính cấp bách, hoặc sự sang trọng. Tuy nhiên, bao thư màu có thể tốn kém hơn so với bao thư thông thường và có thể yêu cầu thêm chi phí vận chuyển nếu chúng có kích thước lớn hoặc hình dạng không theo chuẩn.

4. Các loại bao thư đặc biệt

Bao thư đặc biệt nổi bật nhờ những tính năng hoặc thiết kế độc đáo của chúng. Các loại bao thư này bao gồm:

Bao thư tùy chỉnh:

Những bao thư này được thiết kế theo yêu cầu riêng của bạn, cho phép bạn tùy chọn kích thước, hình dạng, chất liệu, màu sắc hoặc kiểu dáng. Bao thư tùy chỉnh thích hợp cho việc gửi bất kỳ tài liệu hay vật phẩm nào bạn muốn làm nổi bật hoặc gây ấn tượng.

Bao thư đĩa:

Bao thư đĩa, hay bao thư CD/DVD, là loại bao thư được thiết kế đặc biệt để chứa và bảo vệ đĩa CD hoặc DVD. Chúng thường làm từ giấy dày và kích thước vuông vừa vặn để tránh CD/DVD xê dịch, trầy xước và hư hỏng. Bao thư đĩa còn được thiết kế tinh tế như một poster âm nhạc, phù hợp với nội dung trong CD.

Bao thư cỡ lớn:

Bao thư quá khổ lớn hơn so với kích thước bao thư tiêu chuẩn, cho phép chứa các tài liệu hoặc vật phẩm không thể gấp lại như tạp chí, catalogue sản phẩm hoặc sách nhỏ. Bao thư cỡ lớn tạo ấn tượng nổi bật và chuyên nghiệp, phù hợp cho việc gửi các tài liệu quan trọng.

Những loại bao thư này có thể tạo sự hứng thú và tò mò lớn hơn cho người nhận. Mặc dù chi phí có thể cao hơn, bao thư cỡ lớn vẫn là một khoản đầu tư xứng đáng nếu chiến dịch thư trực tiếp của bạn nhắm đến nhóm khách hàng cao cấp.

Các yếu tố cần cân nhắc trước khi in bao thư công ty

Đặt in bao thư công ty phù hợp cho chiến dịch gửi thư trực tiếp không phải là quyết định dễ dàng và không thể áp dụng một công thức chung cho tất cả. Để đảm bảo chiến dịch của bạn đạt hiệu quả cao nhất, bạn nên cân nhắc một số yếu tố quan trọng. Dưới đây là những yếu tố cần xem xét để tối ưu hóa chiến dịch của bạn:

Kích thước bao thư

Kích thước bao thư ảnh hưởng trực tiếp đến không gian bạn có để truyền đạt thông điệp và chi phí gửi thư.

Bạn nên chọn kích thước bao thư phù hợp với tài liệu tiếp thị của mình. Nếu bao thư quá nhỏ, nội dung có thể bị gấp hoặc nhăn nheo, trong khi bao thư quá lớn có thể làm phát sinh phí vận chuyển thêm. Hãy chọn kích thước in phong bì hợp lý với mục đích chiến dịch và ngân sách của bạn. Thông thường, bao thư cỡ lớn thu hút sự chú ý nhiều hơn và cho phép bạn đưa vào nhiều thông tin và tài liệu quảng cáo hơn. Tuy nhiên, chúng cũng có chi phí in ấn và vận chuyển cao hơn so với bao thư nhỏ. Đừng quên kiểm tra xem kích thước bao thư của bạn có đáp ứng yêu cầu về kích thước và trọng lượng của dịch vụ bưu chính không.

Chất liệu giấy

Chất liệu bao thư ảnh hưởng đến độ bền và vẻ ngoài của nó. Bao thư kinh doanh tiêu chuẩn thường đủ cho nhiều chiến dịch tiếp thị trực tiếp, nhưng nếu bạn gửi tài liệu quan trọng hoặc vật phẩm không thể gấp lại, cần chọn chất liệu chắc chắn hơn. Hãy chọn in bao thư với chất liệu đủ dày để chịu được quá trình xử lý và vận chuyển mà không bị rách hoặc nhăn.

Tốt nhất là chọn chất liệu bao thư phù hợp với hình ảnh thương hiệu và chủ đề của chiến dịch tiếp thị trực tiếp của bạn. Ví dụ, nếu bạn gửi một catalog sản phẩm cao cấp hoặc thiệp mời sang trọng, hãy sử dụng giấy bóng hoặc giấy ánh kim để thể hiện chất lượng và sự tinh tế. Ngược lại, nếu bạn đang gửi nội dung tiếp thị thân thiện với môi trường, hãy chọn giấy tái chế hoặc dễ phân hủy sinh học để thể hiện cam kết của doanh nghiệp bạn đối với bảo vệ môi trường.

Tâm lý học màu sắc

Màu sắc của bao thư có thể truyền tải một thông điệp ngay từ cái nhìn đầu tiên, trước khi nó được mở ra. Hãy xem xét các màu sắc của thương hiệu bạn và tác động tâm lý của các màu sắc khác nhau.

Mỗi màu sắc gợi lên những cảm xúc và liên tưởng khác nhau trong tâm trí người nhận. Chẳng hạn, màu đỏ có thể biểu thị đam mê, sự cấp bách hoặc nguy hiểm; màu xanh dương có thể gợi cảm giác tin cậy, bình tĩnh hoặc sự chuyên nghiệp; trong khi màu xanh lá cây có thể gợi cảm giác về thiên nhiên, thân thiện với môi trường hoặc sự yên bình. Xem xét tác động tâm lý mà bạn muốn đạt được và phối hợp nó với hình ảnh thương hiệu của bạn. Việc duy trì sự nhất quán giữa màu sắc với thương hiệu trong toàn bộ chiến dịch gửi thư trực tiếp, bao gồm cả phong bì, giúp củng cố danh tiếng của công ty bạn và tăng cường độ nhận diện.

Chất lượng in ấn và hoàn thiện

Chất lượng in ấn và các lớp cán hoàn thiện trên bao thư có thể ảnh hưởng đáng kể đến vẻ ngoài của nó. Việc in ấn chất lượng cao và các lớp hoàn thiện chuyên nghiệp giúp bao thư trông tinh tế và sang trọng hơn. Dù là cán mờ hay cán bóng, hãy chọn loại phù hợp với thương hiệu của bạn và nâng cao sự trình bày tổng thể của các tài liệu tiếp thị trực tiếp.

Nắp bao thư và cách dán

Cách niêm phong bao thư là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc để đảm bảo hiệu quả cho chiến dịch tiếp thị của bạn. Đầu tiên, bạn có thể chọn kiểu nắp bao thư theo nhu cầu và mục đích của bạn. Các kiểu nắp phổ biến bao gồm nắp chữ V, nắp vuông, và nắp hình dạng tùy chỉnh. Nắp chữ V và nắp vuông thường tạo cảm giác truyền thống và chuyên nghiệp, trong khi nắp hình dạng tùy chỉnh có thể giúp bao thư của bạn nổi bật và thu hút sự chú ý. Ngoài ra, cách mở bao thư ngang hoặc dọc cũng cần được cân nhắc tùy vào cách bạn tổ chức nội dung bên trong.

Về cách dán, bạn có thể chọn giữa dán hoặc không dán, thậm chí là loại có móc cài. Bao thư không dán thường tạo cảm giác dễ mở và phù hợp cho những trường hợp không yêu cầu bảo mật cao. Bao thư dán và nắp cài cung cấp sự bảo mật cao hơn và tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn. Móc cài không chỉ tạo điểm nhấn về thiết kế mà còn cung cấp một phương pháp đóng mở dễ dàng, vừa tạo sự sang trọng vừa giữ cho tài liệu bên trong được bảo vệ lâu dài. Sự dễ dàng trong việc mở bao thư có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của người nhận và cách họ cảm nhận về thương hiệu của bạn.

Nguồn: printsafari.com