Những điểm cần tránh trong thiết kế, in bao thư công ty

Lý do nên in bao thư công ty

1. Tăng độ nhận diện thương hiệu

Cũng giống như in các ấn phẩm độc quyền khác như in túi giấy, hộp giấy hay in brochure, catalogue… in bao thư công ty sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng với khách hàng về tính độc quyền thương hiệu của mình. Nếu bao thư công ty được in ấn chỉn chu, bắt mắt thì các khách hàng tiềm năng có thể dễ dàng nhận ra và có mong muốn nhận và đọc thư. Doanh nghiệp càng được biết đến rộng rãi sẽ càng tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường.

2. Thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng người nhận

Đặc điểm của bao thư công ty là được thiết kế và in ấn theo một mẫu chung và mọi cá nhân trong công ty, từ giám đốc tới các nhân viên đều sử dụng thiết kế duy nhất đó để trao đổi, gửi thông tin, ký kết hợp đồng với đối tác và khách hàng. Đây là yếu tố tạo nên sự thống nhất trong nội bộ công ty. Đặc điểm này cũng góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty. 

Việc sử dụng bao thư công ty để gửi lời mời, xác nhận thông tin hoặc trao đổi vấn đề với đối tác hoặc khách hàng sẽ được đánh giá cao về tính trang trọng, lịch sự hơn là gửi tin nhắn hoặc trao đổi qua điện thoại. Thiết kế bao thư càng đẹp mắt, trang nhã sẽ càng ghi điểm trong lòng người nhận. Đây là lý do mà thư điện tử phát triển nhưng bao thư vẫn giữ một vị trí quan trọng trong môi trường kinh doanh. 

3. Tăng niềm tin của đối tác, khách hàng đối với công ty

Khi khách hàng nhận được thư từ công ty với đầy đủ các thông tin về địa chỉ, email, số điện thoại… họ có thể dễ dàng kiểm chứng và có niềm tin vào đơn vị gửi thư hơn là nhận được thông tin qua email hoặc điện thoại.

Thêm vào đó, việc thiết kế và in bao thư công ty với các ký hiệu hoặc mã đặc biệt sẽ giảm khả năng phong bì của bạn bị làm giả, làm nhái. Điều này sẽ rất có ích khi công ty cần trao đổi hoặc nhận các tài liệu mật, hay các thông tin quan trọng từ đối tác, khách hàng. Cũng nhờ thế mà người nhận có thể yên tâm kiêm tra nội dung bên trong mà không phải lo lắng về việc mình bị lừa đảo. 

Những điểm cần tránh trong thiết kế, in ấn bao thư 

1. Sự không nhất quán về thương hiệu

Bao thư được coi là công cụ marketing hiệu quả và có thể được thiết kế để nằm trong bộ nhận diện thương hiệu của công ty. Vì vậy, khi thiết kế và in ấn bao thư, bạn cần đảm bảo bao thư được thiết kế với những họa tiết, màu sắc chủ đạo làm nổi bật thương hiệu của công ty. Nếu bạn muốn tạo sự khác biệt trong mỗi sản phẩm thì ít nhất logo, slogan và tên doanh nghiệp của bạn vẫn phải được đưa vào, đặc biệt là ở vị trí nổi bật nhất.

Tránh việc thiết kế bao thư khác biệt quá nhiều với các sản phẩm khác của công ty bởi như vậy sẽ không thể hiện được tính riêng biệt, độc đáo và không có giá trị trong quảng bá thương hiệu. Việc đưa các yếu tố định dạng thương hiệu của công ty vào thiết kế bao thư sẽ tăng sự nhất quán và củng cố nhận thức của đối tác, khách hàng. 

2. Không xem xét bố cục thiết kế

Việc thêm các chi tiết vào phong bì công ty có thể giúp chúng trở nên nổi bật hơn nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể tận dụng mọi khoảng trống. Bạn cần lưu ý các quy định khi thiết kế và in bao thư công ty, tránh đặt hình ảnh hoặc họa tiết trang trí ở ngay chính giữa và góc trên bên phải. Khi thiết kế phong bì của bạn, hãy để khoảng trống khoảng 1cm ở trên cùng để khi in ra bao thư được đẹp mắt và tinh tế hơn.

3. Thiết kế lộn xộn

Khoảng trống là yếu tố tạo được sự thu hút và hấp dẫn cho bao thư vì vậy bạn cần tận dụng nó một cách hợp lý. Tránh thêm quá nhiều yếu tố và làm xáo trộn bố cục của các khoảng trống với quá nhiều màu sắc hoặc hình ảnh. Thay vào đó, hãy giữ nó đơn giản nhất có thể bởi kể cả để thừa một số khoảng trống trên bao thư thì chúng vẫn đem lại hiệu quả thẩm mỹ nhất định. Nếu bạn muốn phong bì có màu sắc nổi bật, bắt mắt thì màu sắc đấy vẫn cần đảm bảo phù hợp với thương hiệu hoặc có liên quan đến cảm giác hoặc cảm xúc cụ thể mà bạn muốn thương hiệu của mình thể hiện. 

Nếu bạn không có kinh nghiệm trong thiết kế, in bao bì công ty thì lời khuyên là bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ các thợ in có kinh nghiệm tại các công ty in ấn. Bạn có thể trao đổi với họ về thiết kế bạn mong muốn để họ đưa ra lời khuyên hoặc bạn có thể trực tiếp lựa chọn các mẫu có sẵn tại xưởng in. 

4. Chất lượng in kém

Nhiều công ty vừa và nhỏ có thể vì ngân sách hạn chế mà lựa chọn thiết kế, in ấn các loại bao thư kém chất lượng. Điều này có thể khiến bao thư công ty vừa trông thiếu chuyên nghiệp vừa có thể không đảm bảo được tính bảo mật của nội dung bên trong. Việc lựa chọn in ấn chất lượng cao không phải lúc nào cũng là quyết định tốn kém, đặc biệt nếu bạn yêu cầu in với số lượng lớn thì ở hầu hết các công ty in ấn sẽ có mức giá thấp hơn khi bạn in với số lượng ít, đơn lẻ. Đây là phương án tối ưu giúp công ty vừa tiết kiệm được chi phí vừa đảm bảo phong bì được in với chất lượng tốt nhất.

5. Sử dụng font chữ không phù hợp

Bạn nên tránh sử dụng các font chữ cách điệu, khó nhìn trong các mẫu in bao thư công ty vì việc làm này sẽ khiến cho các đối tác và khách hàng gặp khó khăn trong việc nắm bắt các nội dung, thông tin trên bao thư. Hơn nữa, trong môi trường kinh doanh nên sự chuyên nghiệp, rõ ràng là rất quan trọng. Để không gây khó khăn cho người nhận khi cần đọc thư công ty thì nên lựa chọn font chữ tiêu chuẩn đơn giản và dễ đọc như Arial, Helvetica, Impact, Segoe Script...

Tham khảo từ: linkedin.com