Nên chọn sổ lò xo đơn bằng nhựa hay lò xo kép bằng sắt/kẽm?
1. Hóa đơn 1 liên
Mục đích sử dụng
Là mẫu hóa đơn bán hàng đơn giản nhất, thường dùng trong bán lẻ, đưa cho khách hàng, không cần lưu trữ lại bản gốc. Mẫu này giúp ghi rõ từng mặt hàng và số tiền thanh toán tương ứng, hỗ trợ quá trình thu ngân nhanh gọn và minh bạch.
Đối tượng sử dụng
Phổ biến tại các cửa hàng bán lẻ nhỏ, nơi hàng hóa được giao tận tay người mua.
Chất liệu in
Giấy photocopy loại mỏng, phổ biến là giấy Bãi Bằng nền trắng chữ đỏ.
Quy cách in
Công nghệ in là in offset - kỹ thuật in ấn giá rẻ số lượng lớn nhưng vẫn đảm bảo sắc nét, đồng đều. In hóa đơn bán hàng 1 liên xong sẽ đóng thành quyển. Mỗi quyển 100 tờ (tức 100 hóa đơn) và phần gáy có lớp keo dính giúp dễ tách rời từng tờ để trao cho khách.
Kích thước
Kích thước nhỏ nhất là A6, ghi được ít hàng hóa. Nếu số lượng hàng hóa trong mỗi lần mua nhiều hơn, nên in hóa đơn bán hàng khổ A5. Trong những trường hợp cần liệt kê nhiều mặt hàng hoặc thông tin bảo hành chi tiết, khổ A4 sẽ phù hợp hơn. Tuy nhiên, nếu công ty thích in theo kích thước riêng thì nhiều công ty in ấn cũng có thể đáp ứng.
Lưu ý: Kích thước in hóa đơn bán hàng mẫu 1 liên, 2 liên, 3 liên thường giống nhau (A4, A5, A6),nên phần tiếp theo sẽ không lặp lại nội dung này.
2. Hóa đơn 2 liên
Hóa đơn 2 liên là một loại hóa đơn carbonless được thiết kế với 2 liên: liên 1 là giấy nền trắng và liên 2 có thể là màu hồng, vàng hoặc xanh. Khi viết lên liên 1, nội dung sẽ tự động in lên liên 2 nhờ lớp carbon được phủ trên giấy, giúp tạo ra bản sao mà không cần sử dụng giấy than.
Mục đích sử dụng
Hóa đơn 2 liên thường được dùng trong các giao dịch bán buôn và bán lẻ, dùng để ghi lại thông tin về các mặt hàng, giá bán và thông tin bảo hành. Một liên được giữ lại tại cửa hàng hoặc doanh nghiệp để phục vụ cho công tác lưu trữ, kế toán và đối chiếu sau này, trong khi liên còn lại sẽ được trao cho khách hàng như một biên lai xác nhận giao dịch.
Nếu khách hàng gặp phải vấn đề phát sinh với sản phẩm hoặc dịch vụ, liên hóa đơn mà họ đã nhận sẽ là giấy tờ cần thiết để thực hiện các yêu cầu kiểm tra sai sót, đổi trả hoặc thực hiện bảo hành sản phẩm, dịch vụ mà họ đã giao dịch. Nhờ có thông tin chi tiết được ghi rõ ràng trên hóa đơn, khách hàng sẽ dễ dàng thực hiện các thủ tục này một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Đối tượng sử dụng
Hóa đơn 2 liên được áp dụng chủ yếu cho các doanh nghiệp, cửa hàng hoặc các công ty chuyên kinh doanh sản phẩm có giá trị lớn và đi kèm với các dịch vụ bảo hành.
Chất liệu in
Khác với hóa đơn 1 liên, hóa đơn 2 liên được in trên loại giấy cacbon (giấy carbonless/giấy kim) chuyên dụng. Loại giấy này có khả năng tự động sao chép thông tin từ liên 1 sang liên 2 mà không cần phải dùng đến giấy than. Chỉ cần đặt một tấm bìa cứng dưới liên 2 là đã có thể hoàn tất quá trình tạo lập cả hai liên.
Quy cách in
In hóa đơn bán hàng 2 liên cũng đóng thành quyển với số lượng là 100 tờ (100 liên),tương ứng với 50 hóa đơn. Số nhảy tự động từng hóa đơn và được thiết kế theo kiểu rãnh xé răng cưa ở liên thứ hai để thuận tiện cho việc tách rời và sử dụng.
3. Hoá đơn 3 liên
Hóa đơn 3 liên là loại hóa đơn có ba bản sao được in cùng một lúc, mỗi liên có một mục đích sử dụng riêng biệt và được phân chia cho các bên liên quan khác nhau trong quá trình giao dịch.
Mục đích sử dụng
Hóa đơn 3 liên có chức năng tương tự như các loại hóa đơn 1 liên và 2 liên, nhưng có thêm liên thứ ba, dùng để lưu trữ tại kho hoặc giao cho đơn vị vận chuyển. Liên thứ ba này sẽ được khách hàng ký xác nhận và người vận chuyển cầm về đưa lại cho công ty, giúp chứng minh rằng giao dịch đã hoàn tất và hàng hóa đã được giao cho khách hàng. Việc này đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và bảo vệ quyền lợi của cả người mua lẫn người bán, tránh những tranh chấp có thể phát sinh sau này.
Chất liệu in
Giấy cacbon giống hóa đơn 2 liên, chú ý 3 liên có màu nền giấy khác nhau, thông thường thứ tự sẽ là trắng - hồng - vàng, hoặc trắng - hồng - xanh.
Đối tượng sử dụng
Hóa đơn 3 liên thường được sử dụng rộng rãi trong các ngành nghề buôn bán có quy mô lớn, các doanh nghiệp thương mại điện tử (bao gồm cả công ty kinh doanh hàng hóa online lẫn các nhà hàng/quán ăn/quán cafe bán online),công ty vận chuyển, chuyển phát nhanh.
Quy cách in
Hóa đơn 3 liên sau khi in xong sẽ được đóng thành từng quyển, mỗi quyển chứa 150 tờ, tương đương với 50 hóa đơn. Giống như hóa đơn 2 liên, mỗi liên hóa đơn của loại này đều có thiết kế rãnh xé ở phía trên, giúp người dùng dễ dàng tách các tấm hóa đơn ra khỏi quyển. Thêm vào đó, mỗi tấm hóa đơn đều được in số nhảy tự động, giúp việc tìm kiếm và đối chiếu thông tin trở nên dễ dàng hơn và đảm bảo tính chính xác trong quá trình quản lý.
Những lưu ý trong quá trình sử dụng hóa đơn bán hàng
Khi sử dụng hóa đơn, điều quan trọng đầu tiên là phải tuân thủ đầy đủ các quy định của Bộ Tài chính về việc in hóa đơn bán hàng. Những quy định này không quá nghiêm ngặt, do đó, bạn có thể thể hiện sự sáng tạo trong thiết kế hóa đơn như thêm logo, thêm watermark,.... Tuy nhiên, cần phải đảm bảo sự khác biệt về màu sắc giữa các liên hóa đơn và các thông tin quan trọng như mã số hóa đơn để quá trình đối chiếu diễn ra thuận lợi và chính xác. Hãy yên tâm rằng các dịch vụ in ấn chất lượng cao sẽ tư vấn thật kỹ cho bạn ở những bước này.
Mặc dù có thể sáng tạo trong thiết kế, nhưng các doanh nghiệp cần chú ý đến các thông tin cơ bản như thời gian phát hành hóa đơn, thông tin về doanh nghiệp cung cấp sản phẩm và thông tin của khách hàng. Bên cạnh đó, không thể thiếu các chi tiết liên quan đến sản phẩm, như số lượng, đơn giá, tổng giá trị hóa đơn và các thông tin bảo hành sản phẩm. Đặc biệt, chữ ký xác nhận của hai bên trong giao dịch là yếu tố không thể thiếu. Đây là những thông tin cơ bản cần có trong mỗi hóa đơn, dù bạn có thiết kế “táo bạo” thế nào đi nữa.
