Vai trò quan trọng của lịch trong công việc hàng ngày

Ngược theo chiều lịch sử, chúng ta sẽ nhận ra rằng đã hơn 2000 năm kể từ ngày bộ lịch đầu tiên được ra đời. Điều này cho thấy rằng từ hàng ngàn năm trước, con người đã khám phá ra các quy luật về thời gian và sự chuyển tiếp của các mùa. Quy luật này ảnh hưởng tới việc trồng trọt, thu hoạch, săn bắn và nhiều công việc khác cần thiết trong cuộc sống của họ.

Tuy nhiên, lịch mà chúng ta biết và đang dùng ngày nay được sử dụng lần đầu tiên vào khoảng năm 1582. Cách chúng ta sử dụng lịch không khác mấy so với lịch sử hàng ngàn năm trước. Chúng ta vẫn sử dụng chúng để theo dõi các sự kiện xã hội cũng như các cuộc hẹn cá nhân.

Từ đó có thể thấy, lịch đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công việc hàng ngày của mỗi chúng ta.

Nâng cao hiệu quả làm việc

Một vai trò quan trọng của lịch trong công việc hàng ngày là giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Điều này được thể hiện qua một số việc như:

Đầu tiên, sử dụng lịch giúp chúng ta tạo thói quen hằng ngày. Ví dụ, hầu hết chúng ta đều thức dậy vào một giờ nhất định, làm các công việc vệ sinh, ăn sáng, sau đó bắt đầu đi làm.

Khi đến nơi làm việc, chúng ta cũng nằm trong một khuôn mẫu tương tự. Nhiều người trong chúng ta khởi động máy tính, kiểm tra tin nhắn trên điện thoại và dành vài phút để trả lời email.

Có người cho rằng, chúng ta không cần lịch để hoàn thành các công việc đó nhưng đối với một số người khác thì ngược lại. Sử dụng lịch có chia sẵn các khoảng thời gian cho phép mọi người phân bổ một lượng thời gian nhất định trong ngày cho công việc này trước khi chuyển sang các công việc khác ít quan trọng hơn.

Thứ hai, lịch giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn bằng cách cho phép chúng ta thêm vào hoặc loại bỏ các mục khỏi danh sách “Việc cần làm”. Trên thực tế, một số người sử dụng lịch treo tường, lịch để bàn để lập danh sách các công việc cần làm trong ngày. Phương pháp làm việc này đảm bảo rằng những công việc quan trọng sẽ không bị bỏ qua và những nhiệm vụ cần thiết đều sẽ được hoàn thành. Hoặc nếu không thể hoàn thành trong hôm nay thì những công việc còn sót lại có thể được thêm vào danh sách những việc cần làm vào lịch của ngày hôm sau.

Biết đặt sự ưu tiên

Một vai trò quan trọng khác của việc lên kế hoạch theo lịch là giúp chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên những việc cần làm. Nếu không sắp xếp thứ tự ưu tiên những nhiệm vụ cần hoàn thành, chúng ta có thể chạy lòng vòng cả ngày để làm mọi việc mà không theo thứ tự cụ thể nào.

Và kết quả của một ngày làm việc lộn xộn như vậy là sau đó chúng ta có thể phải làm lại một số công việc do trước đó chúng ta đã làm nó mà không theo đúng trình tự. Và điều đó, ngược lại ảnh hưởng đến năng suất công việc của chính chúng ta. 

Giữ được tiến độ công việc

Lịch giúp chúng ta giữ vững được tiến độ công việc song song với việc nâng cao hiệu quả và biết đặt sự ưu tiên. Sử dụng lịch để lên kế hoạch cho công việc hằng ngày giúp chúng ta tránh được sự sao nhãng và có thể trở lại đúng nhịp của công việc nếu gặp phải sự gián đoạn.

Nghỉ ngơi đúng giờ

Cuối cùng, lịch cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp chúng ta sắp xếp thời gian cho việc nghỉ ngơi. Nghiên cứu đã cho thấy rằng khi làm việc, con người cần có những khoảng thời gian nghỉ giải lao để đặt được hiệu quả công việc tốt nhất.

Tuy nhiên, nếu không lên kế hoạch kỹ càng, chúng ta đôi khi quá chú tâm vào công việc mà quên mất dành thời gian cho việc nghỉ ngơi. Tuy nghe có vẻ ngớ ngẩn hoặc máy móc, nhưng điều đó là cần thiết cho sức khỏe và hiệu quả công việc của chúng ta.

Rõ ràng lịch đã được sử dụng trong một khoảng thời gian rất dài. Nhưng vai trò quan trọng của chúng vẫn không hề thay đổi trong việc lên kế hoạch công việc hằng ngày của chúng ta.

Lược dịch: calendar.com