Skip to content

Đặc điểm cơ bản của bao thư doanh nghiệp

6 lượt đọc

Bao thư có thể được dùng cho nhiều mục đích khác nhau và mỗi loại bao thư lại có những đặc điểm riêng về kích thước, hình dạng, chất liệu, thiết kế và các tính năng bảo mật.

Bao thư không chỉ đơn thuần là phương tiện để vận chuyển tài liệu, mà còn là đại diện hình ảnh đầu tiên của thương hiệu đối với người nhận. Từ kích thước đến chất liệu, từ thiết kế đến tính bảo mật, bao thư doanh nghiệp chứa đựng nhiều yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến ấn tượng và sự tin cậy của doanh nghiệp.

Vai trò và ý nghĩa của bao thư trong doanh nghiệp

Với vai trò đầu tiên là làm đại diện cho thương hiệu, bao thư mang trong mình thông điệp về sự chuyên nghiệp, sự độc đáo và giá trị mà doanh nghiệp đem đến.

1. Gửi thông điệp về thương hiệu và ấn tượng đầu tiên

Bao thư là phần liên kết quan trọng trong mọi giao dịch văn phòng và là điểm tiếp xúc đầu tiên giữa doanh nghiệp và người nhận, có thể là đối tác hoặc khách hàng. Thiết kế, chất liệu và cách trình bày thông tin trên bao thư đều góp phần quan trọng trong việc tạo ra ấn tượng đầu tiên về thương hiệu. Một bao thư chuyên nghiệp và thu hút có thể tăng cường sự tin cậy và lòng tin của người nhận đối với doanh nghiệp.

2. Đảm bảo tính bảo mật và chuyên nghiệp

Ngoài việc truyền tải thông điệp về thương hiệu, bao thư cũng đảm nhận vai trò quan trọng trong việc bảo vệ thông tin và tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Các yếu tố như tính bảo mật, kín đáo và độ bền của bao thư đều góp phần tạo ấn tượng chuyên nghiệp và đáng tin cậy đối với người nhận. 

Bao thư doanh nghiệp đảm bảo tính chuyên nghiệp và bảo mật
Bao thư doanh nghiệp đảm bảo tính chuyên nghiệp và bảo mật

Các loại bao thư trong doanh nghiệp

1. Bao thư chứa thư thông thường

Đây là loại bao thư phổ biến nhất, được sử dụng để gửi thư, thông điệp văn bản thông thường trong các giao dịch văn phòng hằng ngày. Chúng thường có kích thước tiêu chuẩn và có thể được thiết kế với logo hoặc thông điệp mang tính thương hiệu của doanh nghiệp.

2. Bao thư chứa hóa đơn và tài liệu quan trọng

Loại bao thư này thường được sử dụng để gửi các tài liệu quan trọng như hóa đơn, báo cáo, hợp đồng hay các tài liệu pháp lý khác. Chúng thường được thiết kế có tính bảo mật cao, chẳng hạn như chất liệu giấy dày dặn, nắp bao thư được cố định chắc chắn, các mép được thiết kế để giảm nguy cơ va quệt và bị rách,...

3. Bao thư quảng cáo và tiếp thị

Đây là loại bao thư được sử dụng để gửi các thông điệp quảng cáo, ưu đãi, hoặc chương trình khuyến mãi đến khách hàng tiềm năng. Thiết kế của chúng thường được tối ưu hóa để thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng mạnh mẽ cho người nhận. 

Bao thư quảng cáo và tiếp thị
Bao thư quảng cáo và tiếp thị

Các yếu tố cơ bản của bao thư doanh nghiệp

Kích thước và hình dạng

Kích thước

Khi in bao thư doanh nghiệp, có 3 kích thước phổ biến mà bạn có thể lựa chọn:

  • Bao thư A4: Bao thư A4 đang là loại bao thư phổ biến nhất hiện nay. Với kích thước 25 cm x 34 cm, và nắp gập 3,5 cm, chúng thường được sử dụng như túi đựng hồ sơ, chứng từ và các vật phẩm có kích thước lớn như phim và các loại công văn.
  • Bao thư A5: Loại bao thư này có kích thước 16 cm x 23 cm và nắp gập 3 cm, phù hợp để đựng các vật phẩm có kích thước khá lớn như chứng từ, thư và tờ quảng cáo.
  • Bao thư A6: Bao thư A6 với kích thước 12 cm x 22 cm và nắp gập kích thước 3 cm, tương tự khổ giấy A6, thường được sử dụng để đựng các vật phẩm nhỏ như thẻ ATM, hóa đơn, chứng từ và thông tin mã bảo mật.

Hình dạng

Bao thư doanh nghiệp thường có hình chữ nhật để tối ưu không gian sử dụng và in ấn, đồng thời nhằm tạo cảm giác chuyên nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng có thể đặt các xưởng in in theo các hình dạng nhất định để bao thư có thể mang dấu ấn cá nhân hơn.

Chất liệu

Khi in bao thư, bạn có thể sử dụng một số chất liệu sau:

  • Giấy: có 2 loại giấy phổ biến là giấy cứng và giấy mỏng, tùy vào nhu cầu sử dụng mà bạn có thể chọn một trong hai loại giấy. Giấy cứng thường là giấy có chất lượng cao để bảo vệ các tài liệu quan trọng, giấy mỏng thường dùng để đựng những vật phẩm ít quan trọng hơn nhưng vẫn đảm bảo độ bền và chất lượng phù hợp với mục đích sử dụng. Ngoài ra, một số công ty in ấn còn hỗ trợ in bao thư bằng giấy tái chế, trong đó có bao thư giấy Kraft và túi giấy Kraft.
  • Nhựa: Thường thấy ở bao thư cỡ A6 và A5 để đảm bảo tính chống thấm nước, chống rách và bảo vệ tốt hơn cho các vật phẩm bên trong.

Thiết kế và bố cục

  • Thông tin liên hệ rõ ràng: Đảm bảo thông tin liên hệ của doanh nghiệp (địa chỉ, số điện thoại, email) được hiển thị rõ ràng và dễ đọc.
  • Thiết kế chuyên nghiệp: Sử dụng font chữ và màu sắc phù hợp, không quá nhiều màu sắc hoặc font chữ phức tạp. Điều này giúp tạo cảm giác chuyên nghiệp và dễ đọc. Nếu doanh nghiệp có bộ nhận diện thương hiệu riêng, hãy áp dụng những yếu tố này để thiết kế và in bao thư để tăng độ nhận diện và khiến người nhận có thể ghi nhớ về thương hiệu rõ ràng hơn.
  • Bố cục hợp lý: Phân chia không gian một cách hợp lý giữa thông tin về doanh nghiệp, nội dung chính của thư và các thông tin khác như chữ ký, hình ảnh, logo...
  • Logo và hình ảnh: Đặt logo và hình ảnh (nếu có) của doanh nghiệp ở vị trí thu hút nhất, giúp thư trở nên thú vị hơn.
  • Nội dung in bao thư: Nội dung in trên thư cần rõ ràng, truyền đạt thông điệp một cách dễ hiểu. Sử dụng ngôn ngữ chính xác và lịch sự.
Thiết kế bao thư
Thiết kế bao thư

Các lớp hoàn thiện

Đây là yếu tố thường chỉ thấy trên các bao thư với mục đích marketing, đi kèm với các túi giấy đựng quà của doanh nghiệp. Một số lớp hoàn thiện có thể áp dụng khi in bao thư gồm cán bóng, cán mờ, dập chìm, in nhũ,... Những lớp hoàn thiện này có thể giúp tăng cường độ bền cho bao thư hoặc làm nổi bật các chi tiết thiết kế trên bao thư.

Các yếu tố bảo mật

Bảo mật là một yếu tố không thể thiếu trong việc thiết kế bao thư doanh nghiệp để đảm bảo an toàn cho thông tin và tài liệu bên trong. Một số điểm bạn có thể áp dụng khi in bao thư của mình:

  • Sử dụng chất liệu đặc biệt như giấy có độ dày cao không thể nhìn xuyên qua, giấy chống nước hoặc các loại vật liệu khó phá hủy để ngăn chặn việc truy cập trái phép vào nội dung bên trong bao thư.
  • Áp dụng các biện pháp bảo mật như dán tem niêm phong, mã vạch hoặc các kỹ thuật bảo mật điện tử để bảo vệ tính riêng tư và chống giả mạo thông tin.
  • Phần cửa sổ cần được thiết kế một cách cẩn thận. Một số mẫu bao thư có phần cửa sổ hoặc không. Phần cửa sổ này để người nhận có thể nhìn thấy một phần của vật phẩm đựng bên trong, từ đó xác định được đúng là vật phẩm mình cần nhận.
5/5 (1 bầu chọn)