Những lỗi phổ biến khi thiết kế bao thư

Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất khi thiết kế bao thư, kèm theo cách khắc phục để bạn tránh lặp lại sai lầm không đáng có.

1. Chọn kích thước không phù hợp

Nhiều doanh nghiệp khi đặt in bao thư thường chỉ quan tâm đến mẫu mã hoặc giá thành, mà bỏ qua yếu tố kích thước. Đây là một sai lầm tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sử dụng sau này.

Một công ty bất động sản tại Hà Nội từng gặp tình huống “dở khóc dở cười”. Họ gửi hợp đồng mua bán cho khách bằng bao thư DL (kích thước 110 x 220 mm, thường dùng cho thư tay). Vì hợp đồng in khổ A4, nhân viên buộc phải gấp lại 2 - 3 lần để nhét vừa phong bì.

Khi khách hàng mở ra, hợp đồng bị gấp nếp rõ rệt, trông giống như một tờ giấy ghi chú cẩu thả hơn là văn bản pháp lý. Khách hàng thẳng thắn phản hồi: “Nhận hợp đồng mà giấy nhăn nhúm như thế này, tôi có cảm giác công ty không chuyên nghiệp”.

Để không rơi vào tình huống trên, doanh nghiệp nên xác định rõ loại tài liệu thường gửi để tránh cách rắc rối không cần thiết.

2. Dùng màu sắc quá sặc sỡ hoặc không đồng bộ thương hiệu

Một trong những sai lầm dễ gặp nhất khi thiết kế bao thư là tham màu. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng càng nhiều màu sắc, bao thư càng bắt mắt, càng gây ấn tượng. Nhưng thực tế lại hoàn toàn ngược lại, sự đơn giản là yếu tố hàng đầu trong việc thiết kế bao thư. Nếu phong bì sử dụng quá nhiều màu sắc có thể khiến người nhận liên tưởng đến tờ rơi quảng cáo ngoài đường hơn là văn bản quan trọng.

Cách nhanh nhất để tránh lỗi này là sử dụng màu sắc trong logo hoặc bộ nhận diện thương hiệu lên bao thư. Doanh nghiệp chỉ nên dùng 1 - 2 màu chủ đạo, không cần phủ kín bằng màu sắc, mà chỉ nên tạo điểm nhấn ở góc trái (logo) hoặc viền.

3. Đặt logo và thông tin sai vị trí

Logo là “dấu hiệu nhận diện” quan trọng nhất của doanh nghiệp nhưng nhiều thiết kế bao thư lại mắc lỗi cơ bản như: logo quá to, quá nhỏ, đặt sai vị trí hoặc chèn vào khu vực gấp dán.

Một logo quá lớn ở giữa mặt bao thư khiến toàn bộ bố cục trở nên nặng nề, rối mắt. Ngược lại, logo quá nhỏ, bị chìm lẫn giữa nhiều chi tiết khác lại khiến thương hiệu gần như “vô hình”. Nguy hiểm hơn, nếu thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại) đặt ngay đúng chỗ gấp hoặc chỗ dán, khi in thành phẩm sẽ bị che mất hoặc trông như bị “cắt cụt chữ”.

Để tránh lỗi bố cục logo trên bao thư, doanh nghiệp cần chú ý ngay từ khâu thiết kế. Logo nên được đặt ở góc trái phía trên mặt trước. Kích thước logo hợp lý nhất khi chiếm khoảng 10 - 15% diện tích mặt trước, vừa đủ nổi bật mà không gây rối mắt hay quá nhỏ đến mức khó nhận diện. Phần thông tin liên hệ nên bố trí gọn gàng ở mặt sau hoặc cuối bao thư, tuyệt đối tránh các nếp gấp, mép dán hoặc khu vực cắt xén để không bị che mất.

4. Sử dụng font chữ khó đọc hoặc quá nhiều font

Nhiều doanh nghiệp vì muốn tạo sự khác biệt đã dùng tới 4–5 loại font, trong đó có cả những font nghệ thuật loằng ngoằng. Kết quả là những thông tin quan trọng như số điện thoại, địa chỉ, email trở nên rối mắt, khó nhận diện.

Doanh nghiệp nên chỉ dùng 1 - 2 font chữ rõ ràng, chuyên nghiệp như Arial, Times New Roman hoặc Roboto. Ngoài ra, kích thước chữ nên từ 8pt trở lên để đảm bảo thông tin quan trọng luôn hiển thị sắc nét, dễ nhìn trong mọi điều kiện ánh sáng.

Trước khi đặt in bao thư, doanh nghiệp nên trao đổi qua với xưởng in để tránh mắc phải một số lỗi sai phía trên. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành in ấn, xưởng in sẽ giúp bạn tránh được các lỗi thiết kế không đáng có.

Câu CTA