Cách tránh bị đội giá in túi giấy

14 lượt đọc

Phần lớn các đơn hàng in túi giấy thường có số lượng lớn, từ vài trăm đến hàng nghìn chiếc cho mỗi đơn hàng. Chính vì vậy, việc tính toán chi phí một cách cẩn thận là vô cùng quan trọng, vừa giúp kiểm soát ngân sách, vừa tránh phát sinh ngoài dự kiến. Thực tế, không ít công ty từng rơi vào cảnh chi phí đội lên gấp đôi chỉ vì chưa lường trước những yếu tố ảnh hưởng đến giá in. Do đó, doanh nghiệp cần phải nắm rõ và trao đổi với xưởng in để tính toán chi phí in túi một cách cẩn thận và chi tiết.

1. Tại sao càng đặt in nhiều thì càng rẻ?

Số lượng đơn hàng càng lớn thì doanh nghiệp càng được giảm giá sâu. Đây gần như là quy luật bất thành văn trong ngành in ấn khi càng in nhiều thì càng rẻ. Nguyên nhân chính các xưởng in sẵn sàng chiết khấu cao ở các đơn hàng lớn là do:

Chi phí cố định: Đây thường bao gồm chi phí thiết kế, làm khuôn, chế bản, và chi phí setup máy in. Dù đơn hàng đặt in 1.000 hay 10.000 túi thì phần chi phí này vẫn giữ nguyên. Một khuôn in offset có thể tốn vài triệu đồng, nhưng nếu chia ra cho 1.000 túi thì chi phí cộng thêm trên mỗi túi sẽ cao hơn nhiều so với khi chia cho 10.000 túi.
Chi phí biến đổi: Phần chi phí thay đổi theo số lượng, gồm giấy, mực in, keo dán, nhân công đóng gói. Số lượng càng nhiều thì lượng giấy, mực hay công làm cũng tăng theo. Tuy nhiên, mức tăng này thường thấp hơn rất nhiều so với phần chi phí cố định ban đầu.

Chính vì vậy, khi doanh nghiệp tăng số lượng in, phần chi phí cố định sẽ được “chia nhỏ” cho từng sản phẩm, khiến đơn giá mỗi túi giảm đáng kể. Đây cũng là lý do mà hầu hết doanh nghiệp vừa và lớn ở Việt Nam khi đặt in túi giấy đều chọn số lượng từ 5.000 - 20.000 chiếc thay vì in nhỏ lẻ để tối ưu chi phí.

2. Kinh nghiệm tối ưu chi phí khi in túi giấy

Để tránh tình trạng số lượng túi đặt in quá nhiều hoặc quá ít so với nhu cầu thực tế thì doanh nghiệp cần phải lưu ý một số điều sau:

2.1. Xác định nhu cầu thực tế

Nhu cầu sử dụng của mỗi thương hiệu là khác nhau nên doanh nghiệp cần phải khảo sát, thu thập dữ liệu thực tế để dự tính số lượng đặt in phù hợp. Số lượng đơn hàng nên căn cứ vào số lượng bán hàng trung bình mỗi tháng và cộng thêm 10 - 15% dự phòng để tránh tình trạng thiếu hụt đột xuất.

2.2. Lên kế hoạch theo mùa vụ

Ở Việt Nam, hoạt động mua sắm thường tăng cao vào những dịp lễ, Tết hoặc mùa sale lớn. Đây chính là thời điểm các thương hiệu đẩy mạnh chiến dịch marketing. Để tránh tình trạng quá tải hoặc đơn hàng không được giao đúng yêu cầu, doanh nghiệp thường đặt in túi giấy từ 1 - 2 tháng trước khi bắt đầu chiến dịch.

2.3. Giản lược thiết kế

Khi in túi giấy số lượng lớn, thiết kế là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành. Mỗi chi tiết thêm vào như in nhiều màu, phủ UV, ép kim, dập nổi hay in hình ảnh phức tạp đều khiến chi phí đội lên đáng kể. Nếu không kiểm soát, doanh nghiệp rất dễ vượt ngân sách. Do đó, nhiều đơn vị lựa chọn phương án tối giản thiết kế túi giấy khi chỉ giữ lại các thông tin quan trọng như logo, slogan hoặc màu nhận diện.

Doanh nghiệp cần phải tính toán và lên kế hoạch đặt in túi giấy một cách kỹ lưỡng từ số lượng, thiết kế cho đến thời điểm đặt in. Một quyết định vội vàng có thể khiến chi phí bị “đội” lên gấp đôi, ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách marketing và lợi nhuận của thương hiệu. Trong trường hợp, doanh nghiệp không biết hoặc cần tư vấn số lượng đặt in phù hợp thì có thể trao đổi trực tiếp với xưởng in để chia nhỏ đơn hàng, tránh đặt in quá nhiều trong một thời gian ngắn.